Kto musi prowadzić ewidencję odpadów w firmie?

Ewidencję odpadów w firmie musi prowadzić co do zasady każdy posiadacz odpadów, czyli podmiot, który odpady wytwarza albo nimi gospodaruje, chyba że spełnia warunki ustawowych zwolnień przewidzianych dla określonych rodzajów i ilości odpadów oraz wybranych kategorii podmiotów [1][4][6][10]. Od 2020 roku ewidencja jest prowadzona elektronicznie w systemie BDO i pozostaje ściśle powiązana z obowiązkiem rejestracji w BDO oraz późniejszym składaniem sprawozdań odpadowych [11][2][4].

Ewidencję odpadów stanowi zestaw obowiązkowych zapisów prowadzonych w systemie BDO, służących do dokumentowania ilości, rodzaju oraz przepływu odpadów w przedsiębiorstwie w całym cyklu ich pojawienia się i zagospodarowania [1][5][8]. Odnotowuje się zarówno parametry ilościowe, jak i jakościowe, w tym kod i rodzaj odpadu, masę oraz sposób dalszego postępowania [5][13].

Ewidencja ma formę elektroniczną i jest podstawowym narzędziem kontroli strumieni odpadów na poziomie firmy oraz administracji publicznej, co zapewnia spójność danych wykorzystywanych w sprawozdawczości i nadzorze nad gospodarką odpadami [1][11].

Pojęcie posiadacza odpadów obejmuje najszerszą grupę podmiotów mających władztwo nad odpadami, w tym wytwórców oraz podmioty gospodarujące odpadami w procesach zbierania, transportu i przetwarzania [4][6]. Zakres ten celowo zdefiniowano szeroko, aby objąć obowiązkami ewidencyjnymi wszystkie ogniwa obrotu odpadem, niezależnie od roli pełnionej w łańcuchu [9][6].

W praktyce oznacza to, że odpowiedzialność za ewidencję odpadów rozciąga się na podmioty, które wytwarzają odpady inne niż komunalne oraz na te, które nimi gospodarują, chyba że zastosowanie mają ustawowe wyłączenia [2][7][8].

Obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów dotyczy zasadniczo każdego posiadacza odpadów, który wytwarza odpady inne niż komunalne lub wykonuje działalność w zakresie ich zbierania, transportu albo przetwarzania [1][4][6]. Zasada jest prosta jeżeli firma generuje odpady inne niż komunalne, co do zasady powinna prowadzić ewidencję w BDO [2][7][8].

Obowiązek ten obejmuje pełen zakres gospodarowania odpadem od momentu jego wytworzenia, przez magazynowanie i przekazanie, po transport, zbieranie i przetwarzanie, tak aby zachować ciągłość informacji o strumieniu odpadu [3][6][9].

Nie każdy podmiot musi prowadzić ewidencję odpadów zwolnienie przysługuje między innymi wytwórcom odpadów komunalnych, a także podmiotom wytwarzającym wyłącznie odpady określone w rozporządzeniu o odpadach zwolnionych z ewidencji, o ile nie przekroczono wskazanych w nim limitów ilościowych [1][10][12].

Zwolnienie może obejmować także niektórych rolników oraz osoby fizyczne i jednostki niebędące przedsiębiorcami, jeżeli wykorzystują odpady na własne potrzeby zgodnie z przepisami szczególnymi, co wynika z odrębnych podstaw prawnych [10].

Kluczowe jest to, że zwolnienie nie wynika z samego faktu posiadania odpadów, ale z rodzaju i ilości odpadu oraz statusu podmiotu, co wymaga każdorazowej weryfikacji z aktami wykonawczymi do ustawy o odpadach [1][10][12].

W pierwszym kroku należy zidentyfikować rodzaje i kody odpadów obecne w działalności oraz porównać ich ilości z rozporządzeniem wskazującym odpady zwolnione z ewidencji, ponieważ to ono przesądza o spełnieniu warunków wyłączenia [1][10][11]. Jeśli odpady nie są objęte zwolnieniem lub przekraczają limity, powstaje obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów w systemie BDO [1][8].

W drugim kroku należy rozstrzygnąć, czy podmiot pełni role w łańcuchu gospodarowania odpadami poza samym wytwarzaniem, ponieważ działalność w zakresie zbierania, transportu lub przetwarzania automatycznie pociąga za sobą obowiązki ewidencyjne [3][6][9].

W trzecim kroku trzeba odnieść się do powiązanych obowiązków formalnych, w tym potencjalnej rejestracji w BDO oraz późniejszego składania sprawozdań odpadowych, które bazują na zapisach ewidencyjnych [4][11].

Prawidłowa ewidencja odpadów zawiera co najmniej kod i rodzaj odpadu, masę w jednostkach wymaganych przepisami oraz informacje o sposobie przekazania i dalszym postępowaniu z odpadem, aby zachować pełną ścieżkę danych w całym cyklu gospodarowania [5][13]. Dane muszą być spójne i kompletne, ponieważ służą jako materiał wejściowy do sprawozdawczości i kontroli [11][5].

Ewidencję prowadzi się elektronicznie w systemie BDO, który gromadzi i porządkuje informacje o ilości i przepływach odpadów w czasie rzeczywistym, co podnosi wiarygodność i dostępność danych dla organów nadzoru oraz samego przedsiębiorcy [1][11].

Ujęcie ilościowo jakościowe jest wymogiem systemowym, stąd w ewidencji zawsze występują pola opisowe oraz dane wagowe i identyfikacyjne, które jednoznacznie przypisują strumień odpadu do konkretnych operacji i podmiotów [5][13].

Obowiązek ewidencji odpadów jest ściśle powiązany z obowiązkiem rejestracji w BDO, a wpis do rejestru często stanowi warunek prawidłowego prowadzenia ewidencji w systemie i późniejszego składania sprawozdań odpadowych [2][4][11]. Od 2020 roku dominującą formą jest ewidencja elektroniczna w BDO, co ujednoliciło procesy raportowe oraz ograniczyło ryzyko błędów formalnych [11].

W wielu przypadkach brak obowiązku ewidencji oznacza również brak obowiązku rejestracji, ale nie jest to reguła uniwersalna, ponieważ rozstrzygające są konkretne podstawy prawne i zakres działalności danego podmiotu [1][11][12].

Łańcuch postępowania obejmuje etapy od wytworzenia, przez magazynowanie i przekazanie, po transport, zbieranie oraz przetwarzanie, a ewidencja odpadów ma obowiązek odzwierciedlić każdy z tych etapów w sposób ciągły i spójny [3][6][9]. Dzięki temu możliwa jest pełna identyfikowalność strumienia odpadu, co minimalizuje ryzyko nieprawidłowości i zapewnia zgodność z przepisami ustawy o odpadach i aktami wykonawczymi [6][13].

Ewidencja odpadów umożliwia firmom kontrolę nad rodzajami i ilościami wytwarzanych odpadów oraz nad sposobem ich zagospodarowania, co przekłada się na zgodność prawną i merytoryczną sprawozdawczości oraz na transparentność łańcucha gospodarowania [5][8]. Rzetelne prowadzenie ewidencji stanowi również podstawę do wypełniania obowiązków sprawozdawczych oraz ułatwia nadzór administracyjny i audyty wewnętrzne [11][13].

Zasadą jest, że ewidencję odpadów prowadzi każdy posiadacz odpadów, który wytwarza odpady inne niż komunalne lub gospodaruje odpadami w procesach zbierania, transportu i przetwarzania, a ewidencja odbywa się elektronicznie w BDO i stanowi bazę dla sprawozdań odpadowych, z uwzględnieniem precyzyjnych zwolnień wynikających z rodzaju i ilości odpadów oraz statusu podmiotu [1][2][3][4][5][6][7][8][9][10][11][12][13].

Źródła:

• [1] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00276
• [2] https://kartaewidencji.pl/ewidencja-odpadow-6/
• [3] https://ekologistyka24.pl/ewidencja-odpadow-w-polsce/
• [4] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00273
• [5] https://pelniwiedzy.pl/blog/jak-prowadzic-ewidencje-odpadow-zgodnie-z-przepisami-poradnik-dla-poczatkujacych
• [6] https://www.prawo.pl/biznes/ewidencja-odpadow,155066.html
• [7] https://firmove.pl/aktualnosci/biznes/prowadzenie-firmy/gospodarka-odpadami-w-firmie
• [8] https://lekaro.pl/wpis-blog/czym-jest-ewidencja-odpadow-i-kto-ja-musi-prowadzic/
• [9] https://dorzeczy.pl/kraj/547788/ewidencja-odpadow-kto-ma-obowiazek-ewidencji-odpadow.html
• [10] https://pmbenviconsulting.pl/blog/kto-nie-musi-prowadzic-ewidencji-odpadow
• [11] https://rlgsoft.pl/zarzadzanie-srodowiskiem-w-firmie/ewidencja-odpadow-o-czym-warto-pamietac/
• [12] https://smieci.eu/kto-jest-zwolniony-z-obowiazku-prowadzenia-ewidencji-bdo/
• [13] https://www.zlomnica.pl/ustawa-o-odpadach-w-pigulce-przewodnik-dla-wlascicieli-firm-przemyslowych/